Cách tìm nguyên nhân doanh thu giảm bằng Excel từ dữ liệu bán hàng

Doanh thu giảm là chuyện rất dễ nhìn thấy.

Nhưng câu hỏi quan trọng hơn là:

Doanh thu giảm vì đâu?

Nếu chỉ nhìn tổng doanh thu, bạn sẽ không biết phải xử lý chỗ nào.

Bài này hướng dẫn một cách đơn giản để lấy file bán hàng và tìm ra nguyên nhân bằng Excel.

Bắt đầu bằng một câu hỏi cụ thể

Giả sử:

• Tháng 7: 1,2 tỷ

• Tháng 8: 950 triệu

Doanh thu giảm 250 triệu.

Đừng bắt đầu bằng việc xem toàn bộ file.

Hãy đặt câu hỏi:

250 triệu giảm từ đâu?

Có thể do:

• Số đơn giảm.

• Khách mua ít hơn.

• Một sản phẩm lớn bị giảm.

• Một khu vực bị giảm.

• Một nguồn khách bị giảm.

• Một vài ngày bán hàng kém bất thường.

Kiểm tra số đơn trước

Trong Excel, hãy tổng hợp số đơn theo từng tháng.

Ví dụ:

Nếu số đơn cũng giảm mạnh, hãy tập trung tìm nguyên nhân khiến lượng đơn giảm.

Nhưng nếu:

thì vấn đề lại nằm ở giá trị trung bình của mỗi đơn.

Hai trường hợp này cần kiểm tra hoàn toàn khác nhau.

Tách doanh thu theo sản phẩm

Đây thường là bước rất nhanh.

Tạo PivotTable:

Rows: Sản phẩm

Columns: Tháng

Values: Doanh thu

Ví dụ:

Bây giờ đã dễ nhìn hơn.

Tổng doanh thu giảm không phải vì tất cả sản phẩm đều giảm.

Sản phẩm C giảm 150 triệu.

Sản phẩm D giảm 80 triệu.

Chỉ riêng hai sản phẩm này đã giải thích phần lớn mức giảm.

Kiểm tra số lượng bán

Doanh thu giảm chưa chắc do ít người mua.

Có thể khách vẫn mua nhưng mua ít sản phẩm hơn.

Tạo thêm một bảng:

Nếu sản phẩm C giảm từ 500 xuống 190 sản phẩm, bạn đã có một hướng kiểm tra rất rõ.

Bây giờ mới cần tìm lý do.

Kiểm tra giá bán

Có một trường hợp rất dễ bỏ qua.

Số lượng bán không giảm nhiều nhưng doanh thu vẫn giảm.

Ví dụ:

Số lượng chỉ giảm 10 sản phẩm.

Nhưng doanh thu giảm 54 triệu.

Có thể:

• Giá bán giảm.

• Khuyến mãi nhiều hơn.

• Bán nhiều sản phẩm giá thấp.

• Một số đơn bị giảm giá.

Vì vậy, hãy kiểm tra giá trị trung bình trên mỗi đơn hoặc giá bán trung bình của sản phẩm.

Kiểm tra theo ngày

Nếu chưa tìm thấy nguyên nhân, chuyển sang dữ liệu theo ngày.

Ví dụ:

Ngày 05/08 thấp bất thường.

Lúc này chỉ cần kiểm tra dữ liệu của ngày đó.

Có thể phát hiện:

• Website gặp lỗi.

• Hết hàng.

• Không chạy quảng cáo.

• Nhân viên nghỉ.

• Không có chương trình bán hàng.

• Đơn hàng chưa được cập nhật.

• Dữ liệu bị thiếu.

Bạn không cần kiểm tra cả tháng.

Kiểm tra theo khu vực

Nếu doanh nghiệp bán nhiều tỉnh thành, hãy thử tổng hợp:

Bây giờ lại xuất hiện một vấn đề khác.

Đà Nẵng giảm 100 triệu.

Nhóm “Khác” giảm 120 triệu.

Có thể nguyên nhân không nằm ở sản phẩm mà nằm ở một số khu vực cụ thể.

Kiểm tra nguồn khách

Nếu dữ liệu có cột nguồn khách, hãy tận dụng nó.

Ví dụ:

Lúc này có thể thấy nhóm khách cũ giảm khá mạnh.

Nếu không có bảng này, rất khó nhận ra nguyên nhân chỉ bằng tổng doanh thu.

Nếu có chạy Facebook Ads

Không cần mở hàng chục chỉ số.

Hãy bắt đầu bằng một bảng đơn giản:

Campaign C đáng được kiểm tra trước vì đang tiêu nhiều tiền nhưng số đơn và doanh thu thấp hơn rõ rệt.

Tiếp tục lọc dữ liệu của Campaign C.

Có thể vấn đề chỉ nằm ở một nhóm quảng cáo hoặc một sản phẩm.

Không cần kết luận ngay rằng toàn bộ Facebook Ads đang có vấn đề.

Nếu có chạy Google Ads

Cũng làm tương tự.

Ví dụ:

Campaign C là nơi nên kiểm tra trước.

Sau đó có thể xem tiếp những từ khóa hoặc nhóm sản phẩm bên trong campaign đó.

Cách này nhanh hơn nhiều so với việc ngồi xem toàn bộ tài khoản.

Đừng vội đổ lỗi cho quảng cáo

Đây là điểm rất quan trọng.

Giả sử quảng cáo vẫn mang về lượng khách tương đối ổn nhưng doanh thu giảm.

Có thể vấn đề nằm ở:

• Giá sản phẩm.

• Hết hàng.

• Website.

• Khuyến mãi.

• Nhân viên xử lý đơn.

• Tỷ lệ hủy đơn.

• Chất lượng sản phẩm.

• Thời gian giao hàng.

Nếu chỉ nhìn vào dữ liệu quảng cáo, bạn có thể xử lý sai vấn đề.

Hãy đối chiếu với dữ liệu bán hàng thực tế.

Kiểm tra đơn bị hủy

Đây là một dữ liệu rất đáng xem.

Ví dụ:

Nếu chỉ nhìn số đơn tạo, mức giảm không quá lớn.

Nhưng số đơn hoàn tất lại giảm mạnh.

Như vậy vấn đề có thể nằm ở quá trình xử lý đơn chứ không phải lượng khách.

Tạo một bảng “vấn đề cần kiểm tra”

Sau khi phân tích, đừng chỉ lưu bảng số liệu.

Hãy tạo thêm một sheet đơn giản:

Bảng này có giá trị thực tế hơn một dashboard đầy biểu đồ.

Nó giúp mọi người biết tiếp theo cần kiểm tra cái gì.

Một cách làm rất nhanh

Khi nhận một file dữ liệu và được hỏi:

“Tại sao doanh thu giảm?”

Bạn có thể làm theo thứ tự:

1. Kiểm tra tổng doanh thu

2. Kiểm tra số đơn

3. Tách theo sản phẩm

4. Tách theo khu vực

5. Tách theo nguồn khách

6. Tách theo ngày

7. Kiểm tra đơn hủy

8. Nếu có quảng cáo, đối chiếu dữ liệu Facebook Ads và Google Ads

9. Tìm nhóm có biến động lớn nhất

10. Kiểm tra nguyên nhân thực tế bên ngoài file

Cách này không cần công thức phức tạp.

Quan trọng là mỗi lần chỉ thu hẹp phạm vi kiểm tra.

Kết luận

Khi doanh thu giảm, đừng bắt đầu bằng câu hỏi:

“Làm sao để doanh thu tăng lại?”

Hãy bắt đầu bằng:

“Doanh thu giảm từ đâu?”

Sau đó dùng Excel để thu hẹp dần:

Tổng doanh thu, số đơn, sản phẩm, khu vực, nguồn khách, ngày bán, đơn hủy và dữ liệu quảng cáo.

Khi tìm được điểm bất thường, lúc đó mới đi tìm nguyên nhân thực tế.

Đó mới là cách sử dụng dữ liệu hữu ích trong công việc: không làm báo cáo cho đẹp, mà dùng bảng số liệu để tìm đúng chỗ đang có vấn đề.